发票：为什么人人都在向你要发票
在华实务笔记 · 道纳出品 · 约 8 分钟
在中国，一张收据是不够的。企业需要发票——一种通过税务机关系统开具的法定税务凭证——才能扣除成本、抵扣增值税。理解了这一点，许多日常行为便一下子说得通了。
外国访客几天之内就会注意到这一点。同事下了出租车要发票；商务宴请结束后，有人向餐厅索要发票，并在手机上输入一长串代码；你刚付过款的供应商向你索要公司全称和税号；新入职的员工在采购任何东西之前都会先问：「他们能开专票吗？」
原因很实际：对中国企业而言，没有发票的成本往往是无法在税前扣除的成本。
发票是通过税务机关开票系统开具的法定凭证，记载销售方、购买方、货物或服务、金额及增值税。每一张发票开具的同时，税务机关即可看到。
自 2024 年 12 月 1 日起，全面数字化的电子发票（数电票）已在全国推行。数电票在税务平台上开具，以文件或二维码形式交付，与纸质发票具有同等法律效力。每个纳税人的开票额度根据其风险状况、纳税信用等级和实际经营情况核定。如今，发票通过电子邮件、应用程序或链接送达。
| 增值税专用发票 | 普通发票 | |
|---|---|---|
| 谁可以索取 | 增值税一般纳税人 | 任何人，包括个人 |
| 进项税抵扣 | 可以 | 不可以 |
| 作为企业所得税扣除凭证 | 可以 | 可以 |
| 典型用途 | 企业采购：原材料、服务、设备 | 餐饮、出租车、酒店、零售 |
如果你的在华公司是增值税一般纳税人，只要条件允许，就应向供应商索取增值税专用发票。专票上的增值税可以抵扣你向客户收取的销项税额；如果是普通发票，这部分增值税就变成了成本。
1. 企业所得税扣除。根据税务机关关于税前扣除凭证的规定，发票是证明境内采购属于可扣除成本的标准凭证。没有发票，这笔成本可能不得扣除——并按 25% 的税率缴税。
2. 增值税抵扣。一般纳税人只有取得合法有效的增值税专用发票（或海关进口增值税专用缴款书等特定凭证），才能抵扣进项税额。
3. 费用报销与审计。大多数公司没有发票不予报销，审计师也会逐一核查。
《中华人民共和国增值税法》及其实施条例自 2026 年 1 月 1 日起施行，暂行条例由此上升为法律。基本框架保持不变：
| 税率 | 主要类别 |
|---|---|
| 13% | 大多数货物；加工修理修配；有形动产租赁 |
| 9% | 交通运输、邮政、建筑、不动产、基础电信；部分农产品、水电气等公用事业产品、图书 |
| 6% | 其他大多数服务：咨询、信息技术、金融、研发、广告、餐饮、住宿 |
| 0% | 货物出口及部分跨境服务 |
小规模纳税人——一般指年应税销售额在 ¥500 万元及以下的纳税人——适用简易计税方法：3% 的征收率在 2027 年 12 月 31 日前减按 1% 征收，月销售额 ¥10 万元及以下的免征增值税。小规模纳税人不能抵扣进项税额，这也是成长中的企业转为一般纳税人的原因之一。
你的子公司是增值税一般纳税人，采购了一项含 6% 增值税、价款为 ¥106,000 的咨询服务。
| 取得专票 | 没有发票 | |
|---|---|---|
| 支付价款 | ¥106,000 | ¥106,000 |
| 可抵扣进项税额 | ¥6,000 | ¥0 |
| 企业所得税可扣除额 | ¥100,000 | ¥0 |
| 按 25% 节省的税款 | ¥25,000 | ¥0 |
| 净成本 | ¥75,000 | ¥106,000 |
示意数据，不对应任何真实公司。
缺一张发票，使 ¥75,000 的成本变成了 ¥106,000——多出约 41%。这就是你的财务团队一再追问的原因。
当供应商向你索要「开票信息」时，请提供：
· 公司名称——与登记完全一致的中文名称
· 纳税人识别号——即统一社会信用代码
· 开具专票时，部分供应商还会要求提供地址、电话、开户行及账号
将这些信息整理成一条消息或一个二维码，随时可以转发。员工可报销的费用，发票抬头应为公司名称和税号。在消费时当场索取；如果商家事后通过链接开具，应在同一个月内完成。
未在中国办理税务登记的外国公司无法开具发票。当你的子公司向境外供应商支付软件费、咨询费、特许权使用费、管理费或利息时：
· 代扣代缴税款。境内付款方一般须代扣代缴相应税款——例如在中国境内消费的服务所涉增值税，以及来源于中国境内的特许权使用费和利息所涉企业所得税。税收协定可能降低适用税率。请按合同类型逐一向税务专业人士确认。
· 税务备案。单笔超过 5 万美元的服务贸易、特许权使用费等对外支付，须在银行汇出前办理税务备案。外文合同须附中文译本。
· 证明材料——合同、境外发票、完税凭证及备案表——可替代发票作为扣除凭证。
在关联交易协议中要提前约定：代扣税款由谁承担，价格是含税价还是净价。
绝不购买发票。开具或使用与真实交易不符的发票（虚开发票），依据《刑法》第 205 条构成犯罪，企业和个人都将面临严厉处罚。
绝不接受由非签约、非收款公司开具的发票。税务系统会比对销售方、购买方、合同和付款信息。
大额款项不接受「发票以后再开」。约定凭合法有效的发票付款，或在收到发票后再支付尾款。
「收据和发票是一回事。」商店小票不是发票，不能作为扣除凭证。
「我们付过钱的东西，在华公司都能扣除。」必须有合法有效的凭证——境内采购通常就是发票。
「普通发票什么都能用。」它可以用于成本扣除，但不能抵扣增值税。
「发票规则与总部无关。」它影响从中国支付的关联方费用、特许权使用费和管理费。
「纸质发票更安全。」数电票在税务平台上核验，真伪更容易查验。
你的检查清单
☐ 开票信息（名称和税号）已保存为一条消息或一个二维码
☐ 员工每笔可报销费用都索取以公司为抬头的发票
☐ 采购部门向一般纳税人供应商索取增值税专用发票
☐ 合同约定以取得合法有效发票为付款条件
☐ 超过 5 万美元的对外支付已安排税务备案
☐ 关联交易协议已明确代扣税款的承担方
☐ 费用报销制度对购买发票或票实不符零容忍
政策截至 2026 年 10 月。本专栏提供一般信息，不构成税务意见。纳税申报和代扣代缴事项应由你的财务团队或持证税务专业人士办理。
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